büroforum – Mit OFML® zum Digitalen Champion im Einzelhandel

Die zunehmende Digitalisierung bestimmt die Entwicklung des Handels, insbesondere des Einzelhandels, in vielfältiger Weise. Während sich häufig große Handelsunternehmen durch ihre Digitalisierungsvorhaben von ihren Wettbewerbern abheben, haben oftmals kleine und mittlere Händler Schwierigkeiten, mit den großen mitzuhalten und nicht den Anschluss zu verlieren.

Aber es existieren bereits zahlreiche bayerische kleine und mittlere Einzelhändler, die die Chancen des Internets und der Digitalisierung ergriffen und genutzt haben. Sie haben sich den Herausforderungen erfolgreich gestellt und in teils ganz unterschiedlichen Bereichen ihres Unternehmens ihre Position am Markt nachhaltig positiv beeinflussen können.

Einer dieser Digitalen Champions ist unser Kunde, büroforum – planen und einrichten GmbH. Wir gratulieren!

Grundsätzlich geht es in diesem Projekt darum, sich Wettbewerbsvorteile zu verschaffen, um überregional agieren und die entsprechenden Kunden gewinnen zu können. „Digitalisierung macht vergleichbar. Also braucht man ein Alleinstellungsmerkmal: Einen Grund dafür, dass die Kunden trotzdem bei einem kaufen, auch wenn man ein paar Euro teurer ist als die Konkurrenz“, wissen die büroforum-Inhaber.

Dem Kunden wird ein Grundprodukt online zur Ansicht gestellt. Die Konfiguration dieses Produktes wird als zusätzliche Dienstleistung angeboten, die der OFML^®-Konfigurator erst möglich macht. Wenn es dann doch immer noch nicht ganz das, nach den Wünschen und Vorstellungen eines Kunden, anvisierte Produkt ist, kann der Kunde jederzeit direkt beim Unternehmen anrufen und weitere Konfigurationsmodalitäten abklären. So stehen den Kaufinteressenten alleine 25 Angestellte für die Beratung über das Telefon zur Verfügung. Maßgeblich werden dabei immer noch 40 Prozent des Unternehmensumsatzes nicht über den Shop generiert, sondern über Telefon und E-Mail-Kommunikation. Dieser direkte Kundenkontakt ist auch nach der Umsetzung des OFML^®-Projektes gewünscht. Die Motivation ist grundlegend, den Kunden und Auftraggebern eine zusätzliche Online-Dienstleistung anbieten zu können, die einen Mehrwert bei der Beratung und Entscheidungsfindung bedeutet. Einen Mehrwert, den bisher noch kein anderes Unternehmen in dieser Branche leistet.

Zusätzlich motiviert auch das Verständnis über die wachsenden Kundenanforderungen im Zeitalter der Digitalisierung: Man wird von den Kunden auch ein Stück weit in die jeweilige Richtung gedrängt und kann sich daher nicht ausruhen – auch nicht, wenn der Unternehmensumsatz gut aussieht. So stellen sich die Geschäftsführer vom büroforum die Frage, was sie tun müssen, damit sie den Anschluss nicht verlieren und wettbewerbsfähig und erfolgreich bleiben, grundlegend und dauerhaft. Dabei möchte das Unternehmen niemanden kopieren. Sie haben den Anspruch, die ersten sein zu wollen, die eine OFML^®/Planungsseite haben und eine Online-Dienstleistung auf dem Level anbieten. Nachahmer werden nicht auszuschließen sein, aber man möchte „immer einen Schritt voraus sein“.

Außerdem bietet die Verwendung der OFML^®-Daten viele interne und externe Vorteile, wie automatische Produkt- und Preisaktualisierungen direkt vom Händler, vereinfachte interne Datenpflege, vereinfachte Bestellbearbeitung von individuellen Konfigurationsartikeln, eine verbesserte Darstellung (inkl. lebensechter 3D-Renderings) individueller Konfigurationsvarianten für den Kunden. Zudem bildet sie die Grundlage für zukünftige Augmented-Reality-Anwendungen. Gleichzeitig ergab sich das Projekt, weil es zur Unternehmensphilosophie und dem eigenen Anspruch passt, individuelle Möbel online zu verkaufen und nicht einen „Stuhl von der Stange“ in maximal zwei Farben.

Bei aller Motivation ist aber wichtig, die richtigen Menschen im eigenen Unternehmen zu haben. Viele Innovationen und Verbesserungen entwickeln sich im Laufe der Zeit. Ein Unternehmen lebt von den Menschen, die selbst gute Ideen haben und diese in das Unternehmen einbringen (wollen). So hat auch das büroforum Mitarbeiter, die den Kunden so gut verstehen, dass sie durch tolle Ideen das Unternehmen voranbringen und weiterentwickeln. „Das würden wir alleine gar nicht hinkriegen“, resümieren die Unternehmer einvernehmlich.

Daher sind gerade im Zuge der Umsetzung des „neuen“ Online-Shops und des OFML^®-Projektes Mitarbeiter im eigenen Haus notwendig, die sehr viele Freiheiten haben und ein hohes Vertrauen genießen. Sie besitzen auch das notwendige Know-how, das man für die Umsetzung des Projektes u. a. in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern benötigt. Früher musste man sich auf die Aussagen von entsprechenden externen Spezialisten verlassen. Jetzt ist man sogar positiv überrascht, dass die Umsetzung störungsfreier und teilweise günstiger verläuft, weil man die Experten im Haus hat. Noch dazu kann man mittlerweile auch eigene Sachen selber übernehmen und braucht nicht mehr die Zulieferleistung von Agenturen. Das erfordert zwar ein Umdenken, ist aber von Erfolg gekrönt: Gute Mitarbeiter mit guter Ausbildung bilden das zweite Standbein bei büroforum.

Durch die Planungsseite erreichen das Unternehmen die Anfragen von potentiellen Auftraggebern nun überregional. Dabei stoßen die Nutzer auf die Dienstleistung, kontaktieren dann das Unternehmen und daraus entsteht dann meist ein Planungsauftrag (vgl. Abbildung 15). Grundsätzlich müssen sie so keine direkte Akquise mehr machen und aktiv an die Unternehmen herantreten, sondern die entsprechenden Firmen oder auch Architekten finden das Unternehmen über das Internet. So erreichte büroforum beim Thema Büroplanungen ein sehr gutes Ranking bei Google und ist hier im Suchmaschinenranking gut aufgestellt.

Beim Thema OFML^®-Daten, über die die Produkte im Online-Shop bereits abgebildet werden, ist ein ansteigender Umsatzzuwachs sichtbar. Hinzu kommt ein geringererPflegeaufwand, weil auf die Änderungen von Herstellerseite (jährliche Preisaktualisierung) schnell reagiert werden kann. Durch diese Einbindung ist es möglich, direkt auf die Daten der Hersteller zurückgreifen zu können, um die Daten übermittelt zu bekommen.

Das Konzept ganzheitlich gedacht ist interessant und stellt sich folgendermaßen dar: Beispielsweise kauft ein Zahnarzt eine Vase bei büroforum im Shop und sieht, dass er auch seine ganze Praxis planen und neu einrichten lassen könnte. Über die Vase kommt er vielleicht für eigene zukünftige Projekte – ob jetzt Praxis oder Eigenheim – in Kontakt mit der Dienstleistung vom büroforum. Anders herum genauso: Eine Anwaltspraxis beauftragt das Unternehmen für die Planung der eigenen Büros und kann gleichzeitig die Dekoration und die Beleuchtung mitbestellen. So ergänzen sich die Themen Büroausstattung und Designermöbel sehr gut und führen idealerweise zum Cross-Selling.

Die Projektumsetzung war rückblickend betrachtet gut durchdacht, auch wenn sich bewusst dafür entschieden wurde, dies noch in einem auslaufenden System aufzusetzen. Für die aktuellen Vorhaben ist das vorhandene System aber nicht mehr ausreichend, weil mit dem vorhandenen Datenvolumen die Performance/Ladezeit zu langsam wird. Aus der damaligen Situation heraus war dieses Vorgehen aber keine Fehlentscheidung – im Gegenteil. Durch die „Übung“ mit der vorhandenen Systemvariante konnten viele Erkenntnisse gewonnen werden, die in das neue Projekt und in die Umsetzung, gerade bezüglich des Umzuges auf ein neues System, eingeflossen sind. Man wusste so genauer, wohin die Reise gehen soll und was die konkreten Anforderungen sind. Bei all dem Vorgehen war ein ganz wichtiger Aspekt, sich auch eigene Fachkompetenz ins Haus zu holen. Weder die Methodenkompetenz noch die Fachkompetenz war vorher durch eigene Mitarbeiter gewährleistet. Die Idee war da und konnte klar definiert werden, doch auch in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Agenturen braucht man das fachliche Know-how im eigenen Unternehmen. Eine wesentliche Erkenntnis war, dass nur „Zukaufen“ nicht ausreichend und schon gar nicht erfolgversprechend ist.

Aktuell planen die Geschäftsführer, weitere Marketingkanäle zu erschließen, z. B. LinkedIn oder Xing. Hier ist man bereits in der Aufbauphase und möchte versuchen, über Fachartikel Aufmerksamkeit zu erregen. Die Zielgruppe sind Führungskräfte im Personalbereich und Geschäftsführer in gehobenen mittelständischen Unternehmen.

Parallel soll die Zielgruppe, die die Kaufkraft und das Interesse für Designermöbel hat, mehr für die Produkte emotionalisiert und damit höheres Kaufinteresse geweckt werden. Das wäre im Online-Shop mit Hilfe der Abbildung sogenannter Erlebniswelten möglich. Im Zuge dessen sollen beide vorhandenen Online-Shops auf ein neues System umgezogen werden, um auf den neuesten Stand der Technik zu kommen und die geplanten Projekte zumindest systemtechnisch störungsfrei umsetzen zu können. So können dann auch die Erlebniswelten entsprechend online dargestellt und ausgebaut werden.

Im Zuge des OFML^®-Daten-Projektes ist es nur die logische Konsequenz, aus den vorhandenen Daten Augmented-Reality-Features zu machen. Das ist für Anfang 2021 geplant, wenn die Online-Shops problemlos auf dem neuen System laufen. Hinzu kommen Themen der Prozessoptimierung in verschiedenen Bereichen, in denen das Level der Digitalisierung weiter vorangetrieben werden soll. So gibt es genug neue Projekte, die im Zuge der Unternehmensentwicklung geplant sind und angegangen werden, mit dem Ziel: „Wir sind in einer Nische und wollen dort zu den Besten gehören.“