Weniger Aufwand. Weniger Rückfragen. Schnellere Klärung.
Reklamationen kosten Zeit, vor allem dann, wenn Informationen verteilt sind, Belege fehlen oder sich Kommunikation über mehrere Stellen zieht. Genau hier setzt unser neuer RMA-Prozess in Concept Office an: Er macht Reklamationen standardisiert, zentral dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar – für schnellere Entscheidungen und eine spürbar einfachere Abwicklung.
Der Kern: Ein Vorgang, der alles zusammenführt
Ab sofort wird jede Reklamation in Concept Office über einen eigenen RMA-Vorgang (Return Material Authorization) geführt. Dieser Vorgang ist die zentrale Klammer für alles, was zur Reklamation gehört: Erfassung, Belege, Rückfragen, Lieferantenkommunikation, Ersatzlieferung oder Rücknahme – komplett in einem durchgängigen Ablauf.
Ihr konkreter Nutzen im Alltag
- Schnell zur Lösung, da der Prozess klare Schritte vorgibt und nichts „zwischen E-Mail, Telefonat und Papier“ verloren geht.
- Weniger Rückfragen. Alle Informationen (Grund, Beschreibung, Anhänge, Historie) sind vollständig am Vorgang verfügbar.
- Mehr Transparenz für alle Beteiligten: Jede Reklamation ist eindeutig zugeordnet und der Status jederzeit ersichtlich.
- Saubere Belegkette bei Ersatzlieferungen und Rücknahmen – inklusive passender Dokumente wie Reklamationsbestätigung und Rücknahmeschein.
- Bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten, weil Kommunikation und Vereinbarungen nachvollziehbar dokumentiert sind.
- Bessere Übersicht bei mehreren Fällen parallel, besonders bei größeren Projekten, Teil-Lieferungen oder wiederkehrenden Beanstandungen.
- Reklamation erfassen (Reklamationsgrund, Beschreibung, optional Fotos/Dokumente). Reklamationserfassungen im elektronischen Lieferschein fügen sich nahtlos in das neue Konzept ein.
- RMA-Vorgang anlegen als zentrale Bearbeitungs- und Dokumentationsbasis.
- Bestätigung und Kommunikation direkt am Vorgang dokumentieren (Kunde und Lieferant).
- Abschluss über Ersatzlieferung oder Rücknahme – jeweils mit sauberer Dokumentation und passenden Belegen.
Mit dem neuen RMA-Prozess reduzieren Sie administrativen Aufwand und schaffen Verlässlichkeit: weniger Suchen, weniger Abstimmungschaos, klarere Zuständigkeiten – und damit in der Praxis häufig eine spürbar schnellere Reklamationsbearbeitung. Concept Office unterstützt Sie damit durchgängig: von Angebot über Lieferung und Rechnung – bis hin zur professionellen Abwicklung einer Beanstandung.
Die Bereitstellung der Funktion ist grundsätzlich kostenfrei. Jedoch sind für die effiziente Nutzung noch einige Schritte erforderlich: Im System müssen bestimmte Einstellungen vorgenommen werden und der Ablauf sollte entsprechend geschult werden. Zusätzlich ist eine Erweiterung des Formularsatzes um die neuen Dokumente notwendig. Der Aufwand dafür beträgt ca. 3 Stunden Schulung sowie ca. 2 Stunden für die Formularanpassung.