Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist selten ein Projekt, das sich mit einem einzigen Knopfdruck erledigen lässt – insbesondere dann nicht, wenn Abläufe über Jahre gewachsen sind und Papier als sicherer Standard galt. Umso bemerkenswerter ist der erfolgreiche Wandel, den die Witte Vertriebs GmbH in Dresden vollzogen hat.
Durch die Versionsanhebung auf Concept Office 8 und die Einführung von Concept DMS wurde eine ehemals papierlastige Arbeitsweise vollständig digitalisiert. Manuelle Abläufe wichen einer durchgängigen digitalen Belegorganisation, die heute für mehr Ordnung, Transparenz und Geschwindigkeit im Tagesgeschäft sorgt.
Die Entscheidung zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems war daher ein strategischer Schritt, der sorgfältig abgewogen wurde. Es gab zahlreiche Überlegungen und immer wieder die berechtigte Frage, ob der Aufwand und die damit verbundenen Investitionskosten tatsächlich einen spürbaren Mehrwert im Arbeitsalltag bringen würde. Mit der Einführung von Concept DMS ist diese Frage heute eindeutig beantwortet: Der Nutzen zeigt sich klar und messbar im täglichen Arbeiten.
Mit dem Wechsel auf Concept Office 8 wurde zudem die technische Basis modernisiert. Insgesamt arbeiten heute 18 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Witte mit den Softwarelösungen. Concept DMS ergänzt diese Umgebung optimal und sorgt für nachhaltige Verbesserungen in den dokumentenbasierten Prozessen. Ziel war es von Anfang an, Belege und Dokumente schnell, sauber und nachvollziehbar digital bereitzustellen – ohne zusätzlichen Aufwand.
Ein entscheidender Mehrwert im Alltag ergibt sich durch die OCR-Texterkennung in Kombination mit der automatischen Belegerkennung von Concept DMS. Dokumente werden systemseitig automatisiert erkannt, relevante Inhalte ausgelesen und direkt korrekt abgelegt. Informationen lassen sich innerhalb weniger Sekunden finden – auch abteilungsübergreifend. Das Ergebnis ist eine klare digitale Struktur, deutlich reduzierte Suchzeiten und ein spürbar schnellerer Zugriff auf alle relevanten Unterlagen.
Innerhalb kurzer Zeit hat sich die Witte Vertriebs GmbH von einer papiergetriebenen Arbeitsweise hin zu einer vollständig digitalen Dokumentenorganisation entwickelt. Prozesse laufen heute strukturierter, transparenter und effizienter. Vor allem aber ist der Nutzen von Concept DMS im Tagesgeschäft unmittelbar spürbar und nicht nur theoretischer Natur.
Rückblickend war die Einführung des Dokumentenmanagementsystems für die Geschäftsbereiche Einrichtung und Technik sowie Büromaterial aus Kundensicht die beste Entscheidung. Auch der Projektpartner bestätigt: Concept DMS ist kein Selbstzweck, sondern ein echter Produktivitätshebel. Wenn OCR, automatische Belegerkennung und systematische Ablage optimal zusammenspielen, entstehen genau die Strukturen, die Unternehmen heute benötigen: schneller Zugriff, weniger Aufwand und mehr Prozesssicherheit.