Wir möchten Ihnen einen Einblick in die Automatisierungstools geben, die bei wegscheider im Hintergrund dafür sorgen, dass wiederkehrende Aufgaben effizient, zuverlässig und fehlerfrei ablaufen. Sie beschleunigen interne Prozesse, verbinden verschiedene Programme miteinander und stellen sicher, dass Informationen genau dort ankommen, wo sie benötigt werden.
Kurz: Wir kommen schneller zum Ergebnis – bei weniger manueller Arbeit
Was sind Automatisierungstools?
Automatisierungstools sind Anwendungen, die wiederkehrende Aufgaben selbstständig ausführen.
Zeitgesteuert (z. B. täglich um 02:00 Uhr) oder ereignisbasiert (z. B. „neues Ticket eingegangen“).
Ihr Grundprinzip ist immer gleich: Auslöser → Aktion(en) → Ergebnis
Das Ziel:
- weniger manuelle Schritte
- schnellere Abläufe
- weniger Fehlerquellen
- höhere Datenqualität
Welche Workflows setzt wegscheider bereits um?
1. Concept Office ↔ Ticketsystem (Zammad)
- automatische Anlage neuer Firmen aus Concept Office in Zammad
- Übermittlung von Ticketdetails zurück an Concept Office
- Kontingentverwaltung
- weitere automatisierte Datentransfers
2. Ticketsystem (Zammad) ↔ individuelle KI-Agenten
- automatische Ermittlung von Ticketeigenschaften (z. B. Produkt, Kategorie)
- KI-basierte „Erste-Hilfe“-Antworten zur Unterstützung der Mitarbeiter
- Priorisierung eingehender Tickets
3. Concept Office ↔ Projektverwaltung ↔ Ticketsystem
- automatische Projekterstellung inkl. Aufgaben nach Auftragsbestätigung
- Erstellung von Concept Office Aktivitäten aus der Projektverwaltung zur Abrechnung
- Projektplan-Generierung basierend auf Aufgaben & beteiligten Mitarbeitern
4. Concept Office / individuelle KI-Agenten
- KI-Firmenanlage
- KI-Datenprüfung
- KI-Vorgangsprüfung
- weitere KI-gestützte Qualitätskontrollen
Was lässt sich zusätzlich automatisieren?
Shop-Systeme → Concept Office (via Concept Office API)
- automatische Kontaktanlage
- Auftragsanlage inkl. Positionen
- Status- und Informationsrückmeldungen
CRM-System ↔ Concept Office
- Firmen- und Kontaktsynchronisation
- Übergabe spezifischer Detailinformationen
Wie groß ist das Ganze inzwischen?
Bei Wegscheider sind derzeit mehr als 40 aktive Workflows im Einsatz.
Je nach Prozess übernehmen diese bis zu 100 Teilaufgaben automatisch.
Gibt es Grenzen?
Wahrscheinlich.
Gefunden haben wir sie bisher nicht.
Welche Vorteile bieten Automatisierungstools?
Einfacher Einstieg
Hohe Flexibilität
(z. B. Feld A in System 1 → Feld B in System 2).
Schneller Nutzen
Skalierbarkeit
Von kleinen Helfern bis zu komplexen Prozessketten – Workflows können jederzeit erweitert werden.
Außerdem finden Sie in vielen Videoportalen einfache Anleitungen und Tutorials, um eigene Ideen umzusetzen.
Hinweis: Für komplexere Anforderungen ist technisches Know-how weiterhin sinnvoll. Wir unterstützen Sie dabei gerne.
Welche Automatisierungstools gibt es?
- n8n (aktuell bei wegscheider im Einsatz)
- Make (ehemals im Einsatz)
- Microsoft Power Automate
- weitere Low-Code- und Integrationsplattformen
- angebundenen Systemen
- Komplexitätsgrad
- No-Code / Low-Code / technische Umsetzung
Was kosten solche Automatisierungstools?
- Make (ehemals Integromat): ca. 2.000 $ jährlich
- n8n: bei wegscheider selbstgehostet → keine Lizenzkosten (Cloud-Version ist kostenpflichtig)
Verkauft wegscheider Automatisierungstools?
Nein. Wir sind kein Vertriebspartner der genannten Anbieter.
Ziel dieses Beitrags ist es, Transparenz zu schaffen und zu zeigen, welche Möglichkeiten Automatisierungen bieten.
Wir denken darüber nach, ein eigenes Team für die Bereiche API-Anbindungen, Automatisierungen und KI aufzubauen und sind an Ihrer Meinung zu diesem Thema interessiert.
Ein Blick in die Praxis: Wie alles begann
Vor einigen Jahren wurde unser damaliges Ticketsystem eingestellt. Die Suche nach einem passenden Nachfolger gestaltete sich schwierig – insbesondere wegen der benötigten Kontingentverwaltung, die kaum ein System bot.
Die Alternativen über externe Dienstleister waren ernüchternd:
- mindestens 40.000 € Kosten
- über 12 Monate Umsetzungszeit
Die Lösung: ein neuer Weg → Automatisierungstools.
Innerhalb weniger Tage – inklusive Einarbeitung und ausführlicher Tests – konnten wir per „Klick&Konfiguration“ unseren ersten Workflow erstellen:
Dieser kleine Workflow hat uns:
-
einen fünfstelligen Betrag eingespart
-
den Systemwechsel in wenigen Tagen ermöglicht
-
sich später flexibel erweitern lassen
Wie geht es mit n8n bei wegscheider weiter?
Ab dem März 2026 Newsletter starten wir eine neue Serie mit regelmäßigen Einblicken:
- bestehende Workflows aus unserem Alltag
- Prozesse, die bald live gehen
- Ideen & Überlegungen, die wir gerade evaluieren
Los geht es mit: